Personeelsadministratie moderniseren

Bij het bedrijf waar ik manager ben van de personeelsadministratie was het wel tijd voor vernieuwing. In opdracht van mijn manager ben ik daarom op zoek gegaan naar een moderne versie van ons personeelsadministratie systeem. Dat systeem moest leiden tot:

  • Efficiënter werken
  • Betere koppeling met andere systemen
  • Inzicht voor werknemers in uren

Ons oude systeem was alleen voor de medewerkers van de personeelsadministratie inzichtelijk. Dat leidde ertoe dat veel mensen een paar keer per jaar opvroegen hoeveel vrije dagen en overuren zij hadden staan. Bovendien was het oude systeem helemaal niet efficiënt te gebruiken en dat leidde tot veel frustratie. Hoog tijd voor een nieuw programma dus. Via een bevriende manager kwam ik uit bij personeelssysteem.nl. De website liet zien welke mogelijkheden er waren op het gebied van personeelsadministratie. Ik heb toen intern overlegd en een afspraak gemaakt met een consultant. Hij heeft laten zien wat er allemaal mogelijk is met dit systeem en hoe dit aan te sluiten is op onze bestaande systemen. Dat heeft ons ervan overtuigd te kiezen voor dit nieuwe systeem. Het is erg gebruiksvriendelijk. De tijd die we er door overhouden kunnen we op een andere manier inzetten. Op den duur is het wellicht zelfs mogelijk onze afdeling in te krimpen. Dat levert structureel een besparing op waar mijn manager erg tevreden over is.

Nieuwe personeelsadministratie opzetten

In ons geval hadden we al een administratiesysteem. Ik kan het nieuwe bedrijven alleen maar aanraden meteen te beginnen met een goed systeem dat moderne toepassingen kent. Zo is het met het systeem van https://www.personeelssysteem.nl/personeelsadministratie/ mogelijk om op diverse soorten media direct inzicht te krijgen in alle cijfers. Dit gebruiken we nu in ons wekelijks overleg over de urenstaten met onze financieel manager. Zij heeft nu direct inzicht in de gegevens. Dat maakt het mogelijk beter te sturen. Bovendien stellen we nu ook concrete doelen die we kunnen meten aan de hand van de software die we nu gebruiken. Het is dus niet gebleven bij een efficiëntere manier van werken. Het nieuwe systeem voor onze personeelsadministratie heeft ons zo al meerdere keren geld bespaard. De mogelijkheden om te verbeteren zijn nog niet op. We zien met de realtime bijgewerkte gegevens steeds waar er nog ruimte voor verbetering is.

Migratie van programma’s

In eerste instantie zag ik enigszins op tegen het overzetten van ons oude systeem naar het nieuwe. We wilden niet dat er gegevens verloren zouden gaan. Bovendien had ik al wat ervaring met dit soort trajecten en dat waren niet bijzonder positieve ervaringen. Ik was dus blij verrast met de kunde en kennis van de mensen van personeelssystemen. Zij hebben er voor kunnen zorgen dat de overgang van het ene naar het andere systeem vlekkeloos verliep. Mijn medewerkers konden na een korte inwerksessie aan de slag met het nieuwe programma. Dat was wel even wennen voor de personeelsadministratie, maar ze zijn er nu zeer tevreden over. Ook voor hen is het prettig dat zij minder tijd aan administratieve taken hoeven te besteden. Hierdoor kunnen zij zich richten op het verbeteren van het proces en het oplossen van complexere zaken. Administratie is iets wat je uiteraard het liefst uitbesteedt aan een laaggeschoolde medewerker, of liever nog, automatiseert. Dat hebben wij kunnen doen met de systemen van personeelssystemen.nl. Ik kan zeggen dat onze personeelsadministratie er zeker op vooruit is gegaan. Veel meer dan we vijf jaar geleden hadden gedacht. Dit maakt ons werk makkelijker, en wij kunnen de organisatie beter van dienst zijn.